Não é incomum ler/ouvir essas palavras no mundo corporativo: “O crescimento de uma empresa muitas vezes é travado por trâmites legais represados no departamento jurídico da empresa”.
Muitas empresas equivocadamente atribuem à equipe jurídica o atraso de muitos negócios, quando os profissionais desse departamento, na verdade, estão afogados com uma lista de atividades operacionais alheias à função jurídica que os impedem de adiantar vários processos.
E se fosse possível aumentar a eficiência do departamento jurídico utilizando inovação e tecnologia? Quer saber como? Acompanhe abaixo e boa leitura!
O que é legal operations (legal ops)
Pensando em soluções mais inteligentes que reorganizem as funções de colaboradores no ambiente corporativo, surge o Legal Operations, também conhecido como legal ops. A ideia é otimizar as funções operacionais da organização, com o objetivo de deixar somente as atividades tecnicamente jurídicas para o corpo de advogados designado.
O conceito de Legal Operations ainda é recente no Brasil, mas vem ganhando muita força em organizações que visam melhorar a eficiência de serviços internos através de tecnologia e gestão de pessoas.
Isso porque o setor de Legal Operations é um micro departamento dentro da equipe jurídica que se responsabiliza pela automação de processos, organização de tarefas, planejamento estratégico e de projetos.
Basicamente, volta-se para a parte administrativa das atividades enquanto permite à equipe jurídica o exercício pleno de sua função, utilizando seu tempo e energia na gestão de documentos, contratos e acordos legais relacionados à empresa.
A ideia central é retirar do corpo jurídico da empresa as funções operacionais rotineiras e entregá-las ao setor de legal operations, maximizando assim, os esforços da primeira nas atividades essencialmente técnicas.
Qual o background de um legal ops?
O profissional de legal operations não precisa obrigatoriamente ter uma formação em Direito. Apesar de ser essencial ter uma base jurídica para poder estabelecer uma comunicação entre o setor jurídico e o restante da empresa, o chefe da divisão de legal operations terá uma formação mais voltada à área de tecnologia ou ,às vezes, até engenharia. Visto que uma de suas funções será procurar soluções automatizadas para demandas jurídicas dentro da organização.
Assim, foca-se em buscar maneiras mais eficientes de organizar documentos, acompanhar processos ou demonstrar indicadores/ analisar dados estatísticos do departamento.
Contudo, para além da expertise tecnológica, o chefe da divisão de legal operations, também chamado de CLOO (Chief Legal Operations Officer), necessita ter habilidades multidisciplinares. Isso porque ele é responsável por outras funções operacionais, como a observação dos processos de planejamento orçamentário e de finanças, além da própria gestão de pessoas.
Esse alinhamento organizacional de atividades dará ao profissional uma função de caráter administrativo, cujo diálogo com outros departamentos se torna essencial. Esses colaboradores se tornarão, assim, elementos de conexão entre os vários setores da empresa e contribuirão para qualificar o fluxo dos processos internos.
Atribuições do núcleo de legal ops
Segundo a CLOC (Corporal Legal Operations Cosortium), associação global formada por diversos departamentos de legal operations, as atividades desse núcleo estaria dividida nas seguintes competências:
- Operações práticas
Ao investir em legal operations, os departamentos jurídicos criam equipes especializadas em cuidar de outras áreas, como gestão de propriedade intelectual, liberando capacidade para maior foco nas tarefas de maior valor.
- Criação de melhor experiência para o usuário jurídico
Documentos com linguagem complexa e visualmente cansativos travam a operação. Seja porque os destinatários não entendem o conteúdo e não vão conseguir cumprir o disposto no documento. Ou vão levar mais tempo, já que vão ter que pesquisar ou consultar um especialista. Por isso, a aplicação do legal design vem sendo usada pelos núcleos de legal operations, trazendo mais agilidade e transparência.
- Gerenciamento de projetos e programas
O setor de legal operations será responsável por projetar, implementar iniciativas e executar projetos. Dessa forma, à medida que se envolve com as partes interessadas do projeto, o conselho corporativo pode se concentrar no trabalho jurídico “principal”, sem ter que se envolver no gerenciamento de projetos ou programas.
- Planejamento estratégico
À medida que o setor de legal operations assume a carga de trabalho relacionada a serviços que não requerem conhecimento jurídico, o departamento jurídico tem mais capacidade de se alinhar aos negócios, incorporar metas de negócios às metas da equipe, conectar as tarefas de hoje com prioridades a longo prazo e contribuir para um quadro estratégico geral.
- Otimização e saúde da organização
O núcleo de legal operations se une à equipe jurídica para permitir que cada especialista jurídico trabalhe em tarefas estratégicas e desenvolva suas habilidades, além de fornecer orientação personalizada para profissionais jurídicos à medida que avançam em suas carreiras.
Mais do que isso, o objetivo final é criar um processo de contratação padronizado, bem planejado, justo e, em última análise, montar uma equipe jurídica eficaz que atinja os objetivos e faça parte de uma cultura envolvente.
- Gestão de firmas e fornecedores
É também responsabilidade do núcleo de legal operations ajudar as equipes jurídicas a encontrar fornecedores e empresas parceiras compatíveis. Com uma estratégia de relacionamento clara e orientada por dados, esse núcleo oferece acordos de fornecedores transparentes e baseados em eficiência para o departamento jurídico interno. Assim, os departamentos jurídicos contam com parceiros estratégicos que atendem às necessidades do negócio em todos os momentos.
- Treinamento e desenvolvimento
O treinamento deve ser adaptado e trabalhado para fortalecer todas as outras operações e competências jurídicas. Visa-se principalmente o desenvolvimento e integração dos colaboradores. Mais que isso, o legal operations fica incumbido de instalar um processo seletivo de contratação atraente, focado no tipo de profissional que o departamento precisa.
- Modelos de entrega de serviço
O núcleo de legal operations divide o trabalho jurídico em atividades mais fragmentadas. Então, em vez de atribuir projetos inteiros, os departamentos jurídicos encaminham cada componente de trabalho para o parceiro ou fornecedor adequado. Isso traz uma estrutura de custos mais eficiente, pois as empresas podem combinar cada serviço com o melhor provedor em seu ecossistema de parceiros.
- Gestão financeira
O orçamento é um dos principais desafios dos departamentos jurídicos. Uma parte do problema é a falta de conexão entre gastos e resultados. Com uma gestão financeira sólida, o núcleo de legal operations cria um processo orçamentário transparente, que ajuda a planejar custos e oportunidades futuras. Ao mesmo tempo, também melhora a consistência no planejamento orçamentário, permitindo que o departamento jurídico obtenha o máximo do orçamento alocado.
- Tecnologia
Garantir um orçamento para tecnologia jurídica é uma prioridade e uma luta para muitos advogados. Eles são obrigados a realizar tarefas repetitivas e manuais, o que é demorado, propenso a erros e caro.
Com o setor de legal operations gerenciando a tecnologia jurídica, toda a equipe jurídica trabalha sob a bandeira de uma visão técnica de equipe conjunta, com fluxos de trabalho simplificados que atendem às necessidades da empresa, ajudando a avaliar e selecionar fornecedores de tecnologia e automatizar tarefas manuais repetitivas.
Além disso, ajuda a incorporar poderosas ferramentas de autoatendimento para as mais variadas demandas, desde gerenciamento de contratos até faturamento eletrônico, IP e assinatura eletrônica.
Os dados precisam estar no centro das atividades de negócios. E o mesmo se aplica ao jurídico. Os departamentos jurídicos hoje fazem pouco uso de dados (tendência que vem mudando nos últimos anos, mas ainda nem perto de todo o potencial).
O time de legal operations trata os dados como peças fundamentais no trabalho jurídico diário e estratégico. Assim, ajuda o departamento jurídico a descobrir tendências, identificar padrões, aproveitar oportunidades ocultas e melhorar os resultados dos negócios no futuro.
- Governança de informação
Os departamentos jurídicos geralmente têm dificuldade em acompanhar o volume de dados. Depósitos de variadas informações podem resultar numa ausência de análise de dados mais geral e, por consequência, na perda de oportunidades de negócio que seriam indicados pelos mesmos dados.
É aí que legal operations entra em cena, criando melhores práticas para gerenciamento de informações e ajudando os departamentos jurídicos a introduzir e implementar políticas de dados sólidas em toda a empresa.
- Gestão do conhecimento
À medida que as empresas crescem, há a necessidade de coletar e preservar conhecimentos de uma forma que todos possam acessar. Sem um lugar que agregue informações obtidas a respeito de um tema através de experiências passadas (os chamados hubs de conhecimento), há um aumento de erros em atividades críticas para os negócios.
Legal design como alavanca de Legal Ops
A aplicação de legal design vem sendo uma estratégia bastante utilizada pela área de legal operations.
Ao criar documentos jurídicos que qualquer pessoa entenda, as dúvidas dos clientes, colaboradores, parceiros e fornecedores em relação àqueles documentos reduz drasticamente, com isso, o time jurídico passa a não gastar mais tempo como um “SAC”, respondendo sobre informações contidas no documentos. Dessa forma, sobra mais tempo para gastar em tarefas estratégicas.
Um exemplo de legal design como ganho de eficiência, foi o realizado pelo time de legal operations de um dos maiores grupos educacionais do país.
Eles tinham um grande custo com demandas judiciais por conta de evasão de alunos. Eles sempre venciam judicialmente, mas a demora com o processo fazia com que eles tivessem altos custos.
Então decidiram aplicar o legal design na contestação, com dois objetivos:
1- Facilitar a comunicação: o juiz conseguiria ter mais clareza dos fatos.
2- Identidade visual marcante: como se tratava de mais de 40.000 processos, quando os juízes tivessem contato com aquela identidade visual marcante, eles conseguiriam lembrar mais facilmente do que se tratava. Consequentemente, julgariam mais rápido.
A estratégia deu certo e o time de legal ops conseguiu reduzir os custos do grupo com essas demandas judiciais, que passaram a ter um tempo de duração menor.
Para ganhar eficiência e agilidade na criação de documentos com legal design, departamentos jurídicos estão usando o UX DOC. Além de encontrar modelos prontos, é possível usar a biblioteca de texto com escrita simples e automatizar documentos.
CONCLUSÃO
Com o núcleo de legal operations agindo para cuidar da operação legal, toda a empresa ganha eficiência e o departamento jurídico passa a ser visto com uma área estratégica.
O Legal Operations e todas as suas possibilidades, no fim, não será somente uma ferramenta maximizadora de potencialidades do departamento jurídico, mas um elemento diferencial para a produtividade da empresa e todo seu sucesso futuro.
